Kto musi mieć terminal płatniczy? Przewodnik dla przedsiębiorców

Według raportu „Preferencje płatnicze Polaków 2024” zrealizowanego na zlecenie PolCard from Fiserv aż 75 proc. Polaków regularnie wybiera płatności bezgotówkowe. To duża grupa konsumentów, którzy oczekują szybkich, bezpiecznych i wygodnych płatności bezgotówkowych. Ich przyjmowanie jest możliwe m.in. poprzez terminal płatniczy. Kto powinien posiadać terminal płatniczy i czy jest to obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców? Dowiesz się z naszego artykułu.

Spis treści:

• Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy?
• Kto musi mieć terminal płatniczy?
• Czym skutkuje brak terminala płatniczego?

Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy?

Płatności bezgotówkowe cieszą się ogromną popularnością. Wiele osób rezygnuje z tradycyjnych, gotówkowych form rozliczeń na rzecz tych cyfrowych, przede wszystkim z uwagi na ich wygodę i bezpieczeństwo.

Coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że brak możliwości płatności bezgotówkowych w firmie może wpłynąć negatywnie nie tylko na jej wizerunek, ale też na utratę klientów i problemy z pozyskaniem nowych. Współcześni konsumenci oczekują szybkich, wygodnych i bezpiecznych płatności niezależnie od tego, czy robią zakupy w lokalnym sklepie, w supermarkecie czy może płacą za nowy sprzęt elektroniczny. Ale czy terminal jest obowiązkowy?

Obecnie przepisy w Polsce nakładają na przedsiębiorców obowiązek udostępniania klientom płatności bezgotówkowych. Przepis nie wskazuje jasno na obowiązek posiadania terminala – zatem przedsiębiorca może przyjmować płatności BLIK czy przelewem. Jednak biorąc pod uwagę liczbę kart płatniczych na polskim rynku, których na koniec czerwca 2024 r. było wydanych 46,1 mln, to posiadanie terminala płatniczego jest inwestycją w wygodę klientów i elementem budowania konkurencyjności.

Kto musi mieć terminal płatniczy? – odpowiadamy

Rosnący udział płatności bezgotówkowych na rynku płatniczym sprawił, że w prawie dla przedsiębiorców pojawiły się pewne ustalenia. Obowiązujące w Polsce przepisy jasno określają, które grupy przedsiębiorców mają obowiązek posiadania terminala płatniczego.

Zgodnie z art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca musi zapewnić klientom możliwość zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana – nie tylko w lokalu, ale też poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego. Mowa tu o płatnościach przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych. Instrumentem takim może być nie tylko terminal płatniczy, ale też przelew czy płatność BLIK.

Warto wiedzieć, że obowiązek akceptacji płatności bezgotówkowych nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Zgodnie z prawem z obowiązku wyłączeni są przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie o VAT. O kim dokładnie mowa? Chodzi tutaj przede wszystkim o przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Nie dotyczy ich obowiązek posiadania terminala płatniczego, a także nie muszą umożliwiać płatności BLIK lub przez przelewem.

Czym skutkuje brak terminala płatniczego?

Z uwagi na fakt, że większość przedsiębiorców w Polsce ma obowiązek posiadania terminala płatniczego, niewywiązanie się z niego niesie ze sobą pewne skutki. Przedsiębiorcy, którzy nie zapewnią swoim klientom możliwości zapłaty w formie bezgotówkowej, muszą liczyć się z sankcjami w podatku VAT. Na takie osoby zostaną nałożone dwa ograniczenia.

Pierwsze z nich to brak prawa do uzyskania zwrotu VAT w przyspieszonym terminie 25 dni. Dotyczy to albo okresu rozliczeniowego, za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku, albo tego, w którym zostało stwierdzone naruszenie omawianego obowiązku, a także za sześć kolejnych okresów rozliczeniowych. Nie da się ukryć, że sankcja taka może być dla płatników VAT niezwykle dotkliwa.

To jednak nie koniec. Kolejne ograniczenie związane jest z brakiem prawa do kwartalnego rozliczenia podatku VAT. Możliwość takiego rozliczenia wprowadzona została kilka lat temu, co spotkało się z dużym entuzjazmem wśród przedsiębiorców. W wielu przypadkach pozwalało to na zachowanie płynności finansowej w firmie. Widać zatem, że przedsiębiorcy, którzy nie chcą zmagać się z dotkliwymi konsekwencjami, powinni zadbać o umożliwienie swoim klientom płatności bezgotówkowych.