Kasa fiskalna z terminalem – jak je ze sobą połączyć i dlaczego warto?

W dynamicznie zmieniającym się świecie handlu i usług klienci oczekują szybkiej i sprawnej obsługi, a przedsiębiorcy rozwiązań, które im to dostarczą i pomogą zoptymalizować codzienne procesy. Jednym z takich rozwiązań jest kasa fiskalna zintegrowana z terminalem. I choć planowane przez rząd zmiany do ustawy o VAT zakładają zniesienie obowiązku zintegrowania kasy z terminalem, to nadal warto to robić. Dlaczego? Wyjaśniamy w tym artykule.

Spis treści:

• Dlaczego warto zintegrować kasę z terminalem?
• Jak zintegrować kasę fiskalną z terminalem?

Połączenie kasy fiskalnej z terminalem pozwala na jednoczesne rejestrowanie sprzedaży w kasie sklepu i przyjmowanie płatności za pomocą terminala. Po zeskanowaniu produktów i zatwierdzeniu sprzedaży kwota zakupów nabita na kasę jest automatycznie przesyłana między urządzeniami. Można zatem powiedzieć, że kasa fiskalna i terminal tworzą jedno zintegrowane urządzenie do obsługi sprzedaży i płatności. Inaczej niż w tradycyjnym modelu, kiedy terminal nie jest podłączony do kasy fiskalnej, a kwotę do zapłaty sprzedawca musi wpisać ręcznie.

Dlaczego warto zintegrować kasę z terminalem?

Jak podaje NBP według danych od dostawców kart w I kwartale 2024 r. w Polsce zrealizowano 2,5 mld transakcji kartami. Tę formę płatności regularnie wybiera 75 proc. Polaków – tak wynika z badania PolCard from Fiserv „Preferencje płatnicze Polaków 2024”. Jest to bardzo duża grupa klientów, którzy oczekują szybkich, sprawnych i wygodnych płatności. Umożliwia to m.in. połączenie kasy fiskalnej z terminalem, a korzyści z tego rozwiązania są odczuwalne zarówno dla przedsiębiorców, jak i klientów. Dzięki integracji znacząco bowiem skraca się czas obsługi – sprzedawca nie musi ręcznie wpisywać kwoty na terminalu, ponieważ cały proces dzieje się automatycznie, a dane przesyłane są pomiędzy kasą fiskalną i terminalem. Pozwala to także na zmniejszenie ryzyka błędów kasjerskich popełnionych przez nieuwagę czy pośpiech.

Integracja kasy fiskalnej z terminalem to także lepsza organizacja pracy i usprawnienie procesów. Dane z kasy i terminala są połączone, co ułatwia zarządzanie raportami sprzedażowymi, prowadzenie ewidencji oraz późniejsze raportowanie i analizę wyników sprzedaży.

Jak zintegrować kasę fiskalną z terminalem?

Terminal do kasy podłączyć można na dwa sposoby – przewodowo np. przez port USB lub bezprzewodowo za pomocą komunikacji Bluetooth bądź sieci Wi-Fi. Warto jednak zwrócić uwagę, że nie każda kasa fiskalna i terminal będą ze sobą kompatybilne, dlatego dokonując wyboru agenta rozliczeniowego oferującego sprzęt do płatności, warto sprawdzić w jakim stopniu jego oferta obejmuje również możliwości integracji terminala z systemami i aplikacjami używanymi w firmie.

W przypadku technicznie prostej integracji przedsiębiorca może dokonać jej samodzielnie w oparciu o dostarczoną instrukcję. Jeżeli zaś ma do czynienia z bardziej skomplikowanym połączeniem, może skorzystać z pomocy technika, który pomoże w konfiguracji. Połączenie kasy rejestrującej z urządzeniem do obsługi płatności bezgotówkowych odbywa się za pośrednictwem krajowego protokołu komunikacyjnego ECR-EFT - pozwala on na komunikację pomiędzy kasą fiskalną (ECR) a aplikacją terminala / pinpada programowalnego (EFT). Korzystanie z protokołu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Przedsiębiorczości i Technologii, jest obowiązkowe. W dobie cyfryzacji, automatyzacji i rosnących oczekiwań konsumentów, nowoczesne rozwiązania technologiczne stają się nieodłącznym elementem prowadzenia skutecznego biznesu.

Zarówno duże sieci handlowe, jak i małe sklepy czy usługodawcy mogą odnieść korzyści z integracji kasy z terminalem. Szybsza obsługa, mniejsze ryzyko błędów, wygoda i bezpieczeństwo to powody, dla których warto połączyć skorzystać z tego rozwiązania.