Jak działa kasa fiskalna – wszystko, co musisz wiedzieć!

Kasa fiskalna to nieodłączny element sklepów, restauracji i wielu punktów usługowych. To elektroniczne urządzenie, które przeznaczone jest do rejestrowania transakcji. Ze względu na przepisy prawa podatkowego, przedsiębiorcy są zobligowani do używania kasy fiskalnej. Sprawdź, co warto wiedzieć o tym urządzeniu oraz jak ono działa.

Spis treści:

• Podstawowe informacje. Kasa fiskalna – co to?
• Kasa fiskalna – jak działa?
• Kasa fiskalna a prawo

Podstawowe informacje. Kasa fiskalna – co to?

Odpowiedzmy sobie na pytanie, czym jest kasa fiskalna? Zgodnie z przyjętą definicją kasa fiskalna (inaczej: kasa rejestrująca) to urządzenie elektroniczne, które umożliwia zapisanie w jego pamięci wszystkich oferowanych przez Twoją firmę usług lub towarów, a następnie ewidencjonowanie ich sprzedaży. Sprzęt tego typu składają się z takich elementów jak: klawiatura, wyświetlacz, drukarka i moduł fiskalny.

Podstawowy podział obejmuje trzy rodzaje kas fiskalnych:

• kasy online
• kasy z elektronicznym zapisem kopii
• kasy z papierowym zapisem kopii

Powyższe rozróżnienie wskazuje przede wszystkim na sposób zapisywania danych. W ostatnich latach starsze modele, czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym są stopniowo wycofywane z rynku. Z powodzeniem zastępują je nowoczesne kasy online, wśród których znajdują się m.in. kasy wirtualne.

Kasa fiskalna – jak działa?

To, jak działa kasa fiskalna różni się w zależności od tego, z jakim rodzajem urządzenia mamy do czynienia.

Podstawowy mechanizm działania kasy fiskalnej online opiera się na rejestrowaniu obrotu generowanego przez dany punkt sprzedaży oraz podatków, takich jak podatek dochodowy i VAT, pochodzących z prowadzonej sprzedaży detalicznej. W kasach online informacje o transakcjach są na bieżąco przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co eliminuje konieczność zapisywania danych wyłącznie w pamięci urządzenia. Raporty dobowe są nadal generowane, jednak pełnią głównie funkcję wewnętrznej ewidencji przedsiębiorcy, ponieważ dane do rozliczeń są dostępne dla urzędów skarbowych w czasie rzeczywistym.

Ponadto przy każdej transakcji na kasie fiskalnej online generowany jest paragon, który wręcza się konsumentowi. Dzięki temu klient ma pewność, że sprzedaż została zarejestrowana, jest legalna i zostanie od niej odprowadzony należny podatek. Kasy fiskalne online są obecnie obowiązkowe dla większości branż.

Na rynku dostępne są także wirtualne kasy fiskalne, które stanowią podgrupę kas online. Są to rozwiązania programowe, umożliwiające rejestrowanie transakcji za pomocą aplikacji mobilnej, bez konieczności posiadania fizycznego urządzenia. Wirtualne kasy są dostępne jedynie dla wybranych branż, takich jak usługi transportowe czy gastronomiczne.

Kasa fiskalna online – jak działa?

Przede wszystkim kasa fiskalna online komunikuje się zdalnie z podmiotem nadzorczym - oznacza to, że nie ma potrzeby angażowania w ten proces pracownika. Urządzenie rejestruje na bieżąco dane dotyczące prowadzonej sprzedaży, w tym m.in.: paragony fiskalne, wydruki niefiskalne, informacje o przeglądach i raporty dobowe. Następnie przekazuje je do odpowiedniego organu, czyli Centralnego Repozytorium Kas. Podlega ono bezpośrednio pod Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Taka kontrola wprowadzona jest po to, aby minimalizować ryzyko przestępstw i nadużyć skarbowych.

Kasa fiskalna a prawo

Dokumentem prawnym determinującym korzystanie z kas fiskalnych i określającym zakres funkcjonalności tego typu urządzeń jest Ustawa o podatku od towarów i usług (tzw. Ustawa VAT) z dnia 11 marca 2004 roku. Przepisy dotyczące urządzeń rejestrujących znajdziesz w art. 111-111b.

Korzystanie z kas fiskalnych w określonych przypadkach jest obligatoryjne. Wynika to z przepisów polskiego prawa. Zgodnie z nimi posiadanie kasy rejestrującej jest obowiązkowe w przypadku przedsiębiorców, którzy sprzedają usługi lub towary:

• rolnikom ryczałtowym
• osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej

Jednocześnie obowiązkiem takiego przedsiębiorcy jest umożliwienie odbiorcom płatności gotówkowych oraz bezgotówkowych. Dlatego, jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę, dołącz do Programu Polska Bezgotówkowa i odbierz darmowy terminal płatniczy.

W określonych sytuacjach można ubiegać się o zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej. Obejmuje to wybrane towary lub usługi oraz całą sprzedaż, jeżeli jej obrót w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył progu 20 000 PLN. Ten ostatni przepis nie obowiązuje towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania.

• gazu płynnego
• nadwozia do pojazdów silnikowych
• napojów alkoholowych
• wyrobów tytoniowych
• części do silników spalinowych
• perfum i wód toaletowych
• usług przewozu osób i bagażu taksówkami
• usług doradztwa podatkowego
• usług naprawy pojazdów silnikowych i motorowerowych
• usług prowadzonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne
• usług fryzjerskich, kosmetologicznych i kosmetycznych

Każdy przedsiębiorca powinien dokładnie wiedzieć, czy ciąży na nim obowiązek posiadania urządzenia rejestrującego. Prawidłowe użytkowanie kasy fiskalnej jest niezbędne do tego, aby odpowiednio wypełniać swoje obowiązki oraz rozliczać należności podatkowe. W PolCard from Fiserv oferujemy kompleksowe wsparcie we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań płatniczych dla biznesu, w tym bezpłatną integrację kas fiskalnych online z naszymi terminalami płatniczymi. Integracja ta zapewnia szybką i bezbłędną komunikację między kasą a terminalem, co przyspiesza proces obsługi klientów, redukuje ryzyko pomyłek oraz ułatwia rozliczenia. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą i skorzystania z profesjonalnego wsparcia.